Занятость внешних участников в Яндекс 360: как узнать, когда свободен человек из другой компании

Яндекс 360 показывает занятость только сотрудников вашей организации. Человека из другой компании вы пригласить можете, а увидеть, когда он свободен, нет. Исключение одно. Если обе компании на Яндекс 360 и связаны в федерацию, календарь подсвечивает занятость сотрудников партнёра. Во всех остальных случаях время надо выяснять у самого человека или подбирать через сервис, который видит календари обеих сторон.

Что даёт федерация Яндекс 360

Федерация связывает несколько организаций в Яндекс 360. После этого сотрудники видят контакты друг друга, а при создании встречи календарь показывает занятость участников из связанной компании. Если человек занят, его имя подсвечивается красным.

Федерация хорошо работает для холдинга или постоянного подрядчика. Для разовой встречи её никто настраивать не станет, потому что связь создаёт администратор, и обе компании должны быть на Яндекс 360.

Если партнёр не на Яндекс 360

Пригласить человека с любой почтой Яндекс Календарь позволяет. Мы проверили это на тестовых встречах. Приглашения доходили до Gmail, Mail.ru и личного Яндекса, попадали во «Входящие», а ответ гостя возвращался в событие организатора. Но занятость гостя вы при этом не видите.

Как подобрать время, не видя занятости

1. Предложите несколько вариантов. Два-три слота в одном сообщении экономят круг переписки.
2. Попросите гостя показать занятость. Например, ссылкой на его свободные слоты, если такая есть в его календаре.
3. Укажите часовой пояс. В тексте письма Яндекс Календарь пишет время в поясе события. Если встреча создана в другом поясе, гость прочитает в письме чужое время. Это мы тоже видели в тестовых приглашениях.
4. Отправьте приглашение из календаря, а не текстом в мессенджере. Тогда ответ гостя попадёт в событие сам.

Как это делает TimeJoin

TimeJoin подключается к Яндекс Календарю и Яндекс 360 через пароль приложения типа «Календарь». Его создают в настройках Яндекс ID, в разделе «Безопасность», и TimeJoin даст прямую ссылку на эту страницу. Так подключаются и корпоративные аккаунты на своём домене.

Вы отправляете гостю ссылку. Гость подключает свой календарь (Google, Битрикс24 или свой Яндекс) или отмечает удобное время вручную. Сервис находит общее окно и записывает встречу в ваш Яндекс Календарь, а приглашение гостю рассылает сам Яндекс. Федерация для этого не нужна.

Частые вопросы

Подойдёт ли это для личного Яндекса, без Яндекс 360? Да. Личные аккаунты на yandex.ru подключаются так же, через пароль приложения.

Видит ли TimeJoin названия моих встреч? Чтобы посчитать занятость, сервис читает события, но названия и описания не сохраняет.