Встреча с внешним участником в Битрикс24: как пригласить гостя и подобрать время

Пригласить человека из другой компании в событие Битрикс24 можно по почте. Для этого в поле «Участники» выберите «Добавить», затем «Пригласить гостя» и укажите его e-mail. Гость получит письмо и сможет принять или отклонить приглашение. Занятость гостя Битрикс24 при этом не показывает, поэтому время приходится согласовывать отдельно. Можно спросить, отправить ссылку на свои свободные слоты или подобрать время по календарям обеих сторон.

Как пригласить гостя

По справке Битрикс24 порядок такой.

1. Откройте «Календарь» и создайте событие с названием и описанием.
2. В поле «Участники» нажмите «Добавить», потом «Пригласить гостя».
3. Укажите e-mail, имя и фамилию. Гостей можно добавить несколько.
4. Сохраните событие. Если почта в Битрикс24 ещё не подключена, сначала появится окно настройки адреса, с которого уйдут приглашения.

Гость получит письмо с названием, описанием и вложениями и ответит прямо из него, а вам придёт уведомление в Битрикс24. Если вы перенесёте встречу, гость получит новое письмо. В список сотрудников он не попадает и к данным компании доступа не получает.

Одна оговорка из той же справки: приглашение по e-mail доступно не на всех тарифах.

Почему время всё равно приходится согласовывать

Когда вы приглашаете коллегу, Битрикс24 подсвечивает его занятость. С гостем так не получится, потому что его календарь живёт в другой системе. Вы отправляете приглашение на время, удобное вам, и узнаёте, удобно ли оно гостю, только по его ответу. Если он отказался, круг начинается заново.

Три способа подобрать время с гостем

1. Спросить заранее. Предложите два-три слота в письме или мессенджере и отправьте приглашение на тот, что выберет гость. Подходит, если гость один.
2. Отправить свободные слоты. В Битрикс24 есть «Свободные слоты», где гость видит ваше свободное время и сам выбирает удобное. Учитывается ли при этом его календарь, справка не говорит. Подходит для встреч один на один.
3. Подобрать время по календарям обеих сторон. Нужен, если гостей несколько, они из разных компаний или у них плотный график. Этот способ мы разбираем в статье «Как согласовать время встречи с несколькими участниками».

Как это делает TimeJoin

TimeJoin подключается к вашему календарю Битрикс24 через пароль приложения для календаря, который вы создаёте в своём профиле. TimeJoin даст прямую ссылку на страницу, где он создаётся. Подписка на Маркетплейс для этого не нужна.

Вы отправляете гостю ссылку. Гость подключает свой календарь (Яндекс, Google или свой Битрикс24) или отмечает удобное время вручную, регистрироваться ему не нужно. TimeJoin находит время, когда свободны все, и записывает встречу в ваш календарь Битрикс24. Гостю приходит приглашение со ссылкой на страницу встречи. Там он видит время, ссылку на звонок и кто уже ответил.

Частые вопросы

Увидит ли гость мои другие встречи? Нет. И в Битрикс24, и в TimeJoin гость видит только событие, на которое его пригласили, и свободное время.

Нужен ли гостю Битрикс24? Нет. Гость может работать в любом календаре или отметить время вручную.