Общий календарь для двух компаний: как найти время без общего доступа

Общего календаря у двух компаний нет. Битрикс24, Яндекс 360 и Google показывают занятость только внутри своей организации, а чужой календарь закрыт. Поэтому время для встречи с партнёром ищут тремя способами: договориться о доступе на уровне компаний, переписываться, пока не совпадёт, или свести занятость обеих сторон в отдельном сервисе. Первый способ требует администраторов, второй съедает время, а для третьего каждой стороне хватит своего календаря и ссылки.

Почему встроенные календари тут не помогают

Внутри компании всё просто. Вы приглашаете коллегу, календарь подсвечивает, когда он занят. Со встречей с партнёром из другой организации так не выйдет, потому что его календарь живёт в другой системе, а иногда и на другой платформе.

У каждой платформы есть своё частичное решение.

• Яндекс 360. Организации можно связать в федерацию. Тогда сотрудники видят занятость друг друга. Работает, только если обе компании на Яндекс 360 и связь настроил администратор.
• Битрикс24. Можно отправить партнёру ссылку на свободные слоты, и он выберет удобное время из вашего свободного. Учитывается ли при этом его собственный календарь, справка не говорит.
• Google Календарь. Можно открыть доступ к своему календарю конкретному человеку. Но просить об этом придётся каждого участника отдельно.

Как только встреча собирает людей из трёх компаний на трёх разных платформах, ни одно встроенное решение её не покрывает.

Как найти общее время за пять шагов

1. Определите, кто обязателен. Встреча на пятерых часто держится на двоих-троих (остальные приходят «для полноты картины»). Остальных можно позвать по возможности, и подбирать время станет намного проще.
2. Ограничьте окно. Вместо «на следующей неделе» пишите «вторник–четверг, с 10 до 17 по Москве». Чем уже окно, тем быстрее совпадение.
3. Соберите занятость участников. Вопрос «когда вам удобно?» в чате порождает цепочку сообщений. Нужна занятость каждого обязательного участника за выбранное окно.
4. Найдите пересечение. Время, когда свободны все обязательные участники, и есть кандидаты для встречи. Если пересечения нет, расширьте окно или уберите одного обязательного.
5. Отправьте одно приглашение. Встреча приходит каждому в его календарь, и участники отвечают «иду» или «не иду» прямо из письма.

Шаги 3 и 4 можно сделать вручную в таблице. Для двух человек это нормально. Для пятерых из трёх компаний это превращается в долгую переписку (знакомая картина для любого, кто собирал встречу с подрядчиком и заказчиком одновременно).

Как это делает TimeJoin

TimeJoin сводит занятость участников из Яндекс Календаря, Яндекс 360, Битрикс24 и Google в одно общее окно.

1. Вы подключаете свой календарь. Google подключается входом в аккаунт, Яндекс и Битрикс24 паролем приложения, который создаётся в настройках профиля.
2. Отправляете участникам ссылку на встречу.
3. Каждый участник сам решает, подключить свой календарь или отметить удобные слоты вручную. Регистрироваться ему не нужно.
4. TimeJoin показывает время, когда свободны все обязательные участники, и записывает встречу в ваш календарь. Если ваш календарь в Яндексе или Google, приглашения рассылает он сам, и письмо приходит от вас, а не от неизвестного сервиса. Если в Битрикс24, участники получают приглашение со ссылкой на страницу встречи.

Названия и описания ваших встреч мы не храним. Чтобы найти общее время, сервису нужна только занятость.

Частые вопросы

Нужно ли партнёру регистрироваться? Нет, партнёр может просто отметить удобное время, а подключать календарь или нет, решает сам.

Работает ли это, если у нас Битрикс24, а у партнёра Google? Да, для этого сервис и сделан. Участники с разных платформ видят одно общее окно.

Чем это лучше федерации Яндекс 360? Федерация удобна для постоянных партнёров на Яндекс 360. Для разовой встречи с компанией на другой платформе настраивать её никто не станет.