Как согласовать время встречи с несколькими участниками из разных компаний

Быстрее всего встреча с людьми из разных компаний согласуется, когда участники получают готовые варианты времени. Сначала найдите время, когда свободны все обязательные участники, потом отправьте им два-три слота на выбор или сразу одно приглашение. Хуже всего работает вопрос «когда вам удобно?» в общем чате, потому что каждый отвечает про себя, и ответы не сходятся.

Почему встреча с внешними участниками согласуется так долго

Внутри своей компании вы видите занятость коллег в общем календаре. Человека из другой компании вы не видите совсем. Битрикс24 в своей справке прямо признаёт, что с человеком из другой компании «сложно согласовать время». А если участников трое из трёх компаний, к этому добавляются разные платформы: у одних Битрикс24, у других Яндекс 360, у третьих Google.

Дальше всё идёт по знакомому сценарию. «Во вторник могу после трёх». «А у нас во вторник совет директоров». «Тогда среда?» Через день кто-то вспоминает, что в среду он в командировке.

Пять шагов, которые сокращают переписку

1. Разделите участников на обязательных и желательных. Подбирайте время только под обязательных. Желательным отправьте приглашение, и они подстроятся.
2. Назовите окно и часовой пояс. Например, «с 17 по 19 ноября, с 10 до 17 по Москве». Если кто-то из участников в другом поясе, укажите это сразу, иначе ошибка всплывёт в день встречи.
3. Соберите занятость каждого. Попросите каждого обязательного участника либо отметить свободные слоты в окне, либо показать занятость из календаря. Лучше всего работает голосование, где участник видит сетку и ставит отметки вместо того, чтобы писать сообщение.
4. Выберите время сами. Найдите пересечение. Если подходит несколько слотов, выберите самый ранний и не устраивайте второй круг обсуждения.
5. Отправьте приглашение из календаря. Встреча должна прийти каждому в его календарь, со ссылкой на звонок в описании. Письмо «давайте в среду в 11» легко потерять в почте, приглашение с кнопками «иду» и «не иду» сразу ложится в календарь.

Шаблон сообщения участникам

Коллеги, предлагаю встречу по [тема] на 30 минут. Подойдёт любое время 17–19 ноября, с 10 до 17 по Москве. Отметьте, пожалуйста, удобное время по ссылке [ссылка]. До [дата] выберу время, которое подходит всем, и пришлю приглашение.

Срок в последней фразе важнее, чем кажется. Без него голосование висит неделю.

Как это делает TimeJoin

TimeJoin делает шаги 3 и 4 сам. Вы подключаете свой календарь (Яндекс, Яндекс 360, Битрикс24 или Google) и отправляете участникам одну ссылку. Каждый участник отмечает удобные слоты или подключает свой календарь, если хочет, чтобы занятость подтянулась сама. Регистрация участникам не нужна.

Сервис показывает время, когда свободны все обязательные участники, и записывает встречу в ваш календарь. Если ваш календарь в Яндексе или Google, приглашения рассылает он сам, и участники отвечают прямо из своей почты. Если в Битрикс24, участники получают приглашение со ссылкой на страницу встречи и отвечают там. Кто ответил и кто ещё нет, видно на странице встречи.

Частые вопросы

Что делать, если общего времени нет? Расширьте окно на несколько дней или переведите одного обязательного участника в желательные. Обычно хватает одного из двух.

Можно ли так согласовать встречу с клиентом, у которого нет календаря? Да. Клиент отмечает удобное время вручную, как в голосовании.